KOMPLEKSOWA ORGANIZACJA KONFERENCJI, SZKOLEŃ, KONGRESÓW
Konferencja czy kongres to prestiżowe wydarzenie wymagające umiejętności doskonałego zgrania wielu czynników, drobiazgowego planowania, skutecznego wdrażania poszczególnych etapów projektu i koordynowania równolegle wielu działań. Zapoznaj się już teraz, jak możemy pomóc w organizacji Twojego wydarzenia!
1. WIZJA PRZEDSIĘWZIĘCIA
Na początku jest wizja przedsięwzięcia. Sama droga do jej realizacji jest długa, często kręta, a także pełna przeszkód i niespodzianek. Tych ostatnich nie da się uniknąć – można jednak być na nie przygotowanym i zareagować w profesjonalny sposób tak, aby żaden z uczestników tego nie zauważył. To właśnie dzięki naszemu wieloletniemu doświadczeniu w realizacji tak złożonych, kompleksowych imprez, jesteśmy gotowi sprostać oczekiwaniom Organizatorów spotkań i uchronić wydarzenie przed konsekwencjami ewentualnych niezaplanowanych sytuacji. Dobra organizacja naszego zespołu to umiejętność połączenia wielu elementów w harmonijną całość. To trudna praca, która wymaga od nas zarówno twórczej inwencji i wyobraźni jak i drobiazgowego planowania i zdolności przewidywania, czy systematyczności, opanowania i cierpliwości. Dzięki naszemu zaangażowaniu Organizator będzie mógł spokojnie skupić się na celach merytorycznych planowanego przedsięwzięcia.
2. BUDŻET PRZEDSIĘWZIĘCIA
Budżet konferencji jest jednym z kluczowych elementów organizacji, który determinuje dalsze działania. Zorganizowanie konferencji rozpoczyna się od starannego i rzetelnego opracowania projektu i jego budżetu. Wspólnie z Organizatorem określamy podstawowe elementy budżetu – koszty usług pokrywanych przez Organizatora oraz przez samych uczestników, ustalamy najważniejsze elementy kosztowe i wysokość wpisowego. Bardzo dokładnie sprawdzamy możliwości realizacji poszczególnych usług niezbędnych do prawidłowego przebiegu planowanego wydarzenia i negocjujemy ceny tych serwisów. Zawsze koncentrujemy się na wyborze najbardziej optymalnego dostawcy usług, zarówno pod kątem doświadczenia w ich wykonaniu, jaki i oferowanego poziomu cen realizacji. Korzystamy wyłącznie ze sprawdzonych partnerów, gwarantujących profesjonalne wykonanie zleconych usług.
3. LOKALIZACJA SPOTKANIA
Powodzenie wydarzenia w dużej mierze zależy od wyboru miejsca, w którym zostanie ono zorganizowane. Lokalizacja spotkania ma duże znaczenie zarówno dla organizatora, jak i dla jego uczestników. Zwracamy uwagę na to, aby miejsce, w którym będzie odbywała się konferencja było atrakcyjne dla uczestników i możliwie spójne z jej tematyką. Bierzemy jednocześnie pod uwagę tak ważne kryteria jak wygoda dojazdu zarówno dla osób podróżujących samochodem, samolotem, jak i tych, którzy korzystają z komunikacji miejskiej oraz czy w pobliżu znajduje się dostatecznie duża liczba miejsc parkingowych. Jeśli Organizator z góry samodzielnie określa miejsce realizacji, bardzo dokładnie zapoznajemy się z jego położeniem, planami oraz sposobem pracy i osobami odpowiedzialnymi za poszczególne sektory pracy, abyśmy mogli dostosować sposób realizacji usług a przede wszystkim w sprawny sposób poruszać się podczas trwania konferencji.
4. PRZYGOTOWANIE AGENDY I PROGRAMU SPOTKANIA
Agenda określa porządek konferencji, obejmuje plan spotkań, wykładów, godziny wystąpień, nazwiska prelegentów. Agenda jest bardzo ważnym elementem, ponieważ pozwala na uporządkowanie wydarzeń i skrót informacji zarówno dla Organizatora, jak i dla naszego zespołu, dlatego też przygotowywana jest ze szczególną starannością we współpracy z Organizatorem. Na bazie agendy przygotowywany jest także późniejszy program dla uczestników. Jeśli program ma zawierać dodatkowo abstrakty – streszczenia poszczególnych wykładów czy krótki opis prezentacji, bazujemy wyłącznie na materiale zautoryzowanym przez wskazanych przedstawicieli Organizatora, którzy dokonują oceny merytorycznej nadesłanych materiałów oraz określają w jakim porządku będą realizowane wystąpienia.
5. KOMUNIKACJA I WDROŻENIE SYSTEMU REJESTRACJI
Przygotowanie każdej konferencji wymaga stałego kontaktu z uczestnikami i skutecznego kanału przekazywania im aktualnych informacji. Strona WWW konferencji, na której zostaną umieszczone wszystkie aktualności, formularz rejestracyjny, informacje o płatnościach i inne ważne komunikaty, jest najtańszą i najbardziej skuteczną formą dotarcia do potencjalnych uczestników. Jeśli Organizator zdecyduje się przekazać w nasze ręce przygotowanie i aktualizację strony, pamiętamy, aby na bieżąco wprowadzać na nią wszelkie zmiany i nowe informacje. Organizatorowi proponujemy także usługę bezpośredniego dostarczania mailem ważnych komunikatów dla potencjalnych i zgłoszonych już uczestników konferencji. Uczestnicy wielu konferencji potwierdzają, iż ten dodatkowy kanał komunikacji jest mile widzianą przez nich formą kontaktu, ponieważ wśród natłoku bieżącej pracy pozwala być na bieżąco. Już na etapie planowania budżetu konferencji zachęcamy do przyjęcia dwóch wariantów terminów zgłoszeń na konferencję – wczesną rejestrację z preferencyjnym poziomem opłat za uczestnictwo oraz późną rejestrację z wyższym poziomem opłat. Tak zaplanowane warianty rejestracji pozwalają „zmobilizować” potencjalnych uczestników do wcześniejszego zgłaszania swojego udziału.
6. APLIKACJA MOBILNA
Aplikacja mobilna służy do udostępniania uczestnikom konferencji czy kongresów informacji na temat danego wydarzenia. Jest to usługa składająca się z aplikacji webowej (serwis WWW) i aplikacji mobilnej. Administrator wprowadza informacje poprzez serwis WWW – panel administracyjny. Następnie wszystkie wprowadzone informacje są udostępniane na stronie internetowej wydarzenia oraz w aplikacjach mobilnych (na urządzenia z systemami Android i iOS). Do publikowania informacji dostępna jest również aplikacja mobilna administratora. Oprócz funkcji informacyjnych, aplikacja służy również do wprowadzenia interakcji, takich jak ocenianie prelekcji, wysyłanie pytań do prelegentów, odpowiadanie na pytania ankiet, wysyłanie komentarzy do organizatorów. Nie mniej ważną funkcjonalnością jest moduł networkingu. Na chwilę obecną jest to lista uczestników oraz czat. Czat daje możliwość porozmawiania w trybie rzeczywistym przez każdego z zarejestrowanych użytkowników na kanale ogólnym lub prywatnym z wybraną osobą. Dla każdego klienta przygotowujemy oddzielną aplikację, dostosowaną wizualnie do brandu firmy. W przypadku konieczności dodania nowych funkcjonalności, jesteśmy elastyczni i otwarci na Państwa sugestie.
7. FACHOWA OBSŁUGA GOŚCI
Negocjujemy specjalne stawki na konkretne wydarzenie w wybranych hotelach. Proponujemy współpracę z tymi hotelami, które są w stanie zaoferować serwis na odpowiednim poziomie w najkorzystniejszych cenach i
miejscach, biorąc pod uwagę miejsce realizacji samych spotkań i wykładów podczas konferencji. Zawsze proponujemy kilka wariantów zakwaterowania, aby każdy z uczestników mógł odnaleźć preferowany standard i zmieścić się w ramach środków finansowych, którymi dysponuje. Nasze biuro jest gwarantem płatności dla Hoteli, dzięki czemu uczestnicy rezerwując w naszym biurze kilka usług dodatkowych (bilety lotnicze, transfery, zakwaterowanie), mogą dokonać jednej płatności do naszego biura. Dla uzyskania najlepszej
oferty współpracujemy nie tylko bezpośrednio z hotelami, ale także z agencyjnymi systemami rezerwacyjnymi (Ho – telsPro, HRS, BedsOnline, Booking.com, DOTW i wiele innych), które dzięki swojej sile nabywczej są w stanie zaproponować nam jako agentowi, bardziej atrakcyjne stawki. Uczestnikom konferencji gwarantujemy bieżącą pomoc podczas ich pobytu w hotelach, dlatego na voucherach potwierdzających dokonane przez nas rezerwacje, umieszczamy numer telefonu alarmowego czynny 24h 7 dni w tygodniu.
8. SESJA POSTEROWA, WYSTAWA, STANDY
Ważnym elementem wielu kongresów i konferencji są sesje posterowe lub wystawy, a także prezentacje firm sponsorskich, dla których niezbędne jest przygotowanie odpowiednich stanowisk lub zabudowy (tzw. standy). Przy realizacji takich projektów współpracujemy z wieloma sprawdzonymi partnerami. Dzięki temu zapewniamy naszym Organizatorom odpowiednie ścianki posterowe dostosowane do planowanej prezentacji prac, zabudowę wystawienniczą i standy pojedyncze. Zajmujemy się organizacją montażu, demontażu, odpowiednich podłączeń elektrycznych. Dla organizacji dużych imprez wystawienniczych lub targowych współpracujemy z wieloma hotelami i innymi partnerami dysponującymi odpowiednio dużą przestrzenią wystawienniczą wraz z niezbędną infrastrukturą dodatkową, w tym także z możliwością wykorzystania namiotów wolnostojących lub połączonych z budynkiem, gdzie odbywa się główna część projektu.
9. MATERIAŁY KONFERENCYJNE, IMPREZY TOWARZYSZĄCE I WYCIECZKI
Dbamy o to, aby konferencja miała spójny wizerunek. Dbamy zarówno o materiały konferencyjne, które otrzymuje każdy uczestnik: identyfikatory, certyfikaty, zaproszenia, teczki konferencyjne z programem, jak i elementy oprawy wizualnej: strona www, logo, oznakowanie, banery informacyjne. Zwracamy szczególną uwagę na jednolitość oznaczeń i szaty graficznej wszystkich przygotowanych materiałów. W imieniu Organizatora dbamy o to, aby uczestnicy mieli możliwość skorzystać z krótkich przerw w obradach i proponujemy szereg dodatkowych atrakcji dostępnych w danej miejscowości i jej okolicach.
DEDYKOWANY ZESPÓŁ KOORDYNATORÓW PROJEKTU
Dla profesjonalnej realizacji konferencji stawiamy do dyspozycji cały zespół pracowników, jednak ze względu na złożoność przedsięwzięcia oraz dużą ilość usług o różnym profilu, zawsze wyznaczamy dedykowany zespół koordynatorów projektu. Jesteśmy dostępni dla Państwa 24h/7 dni w tygodniu – Organizator otrzymuje specjalny dedykowany numer alarmowy, dzięki któremu mamy stały kontakt.
