Polityka podróży służbowych to zespół zasad i procedur dotyczących składania zamówień, dokonywania rezerwacji i zakupów, wreszcie samego rozliczania wydatków w firmie, a także obiegu dokumentacji.

Travel Policy może mieć postać pisemnego dokumentu lub zostać zaszyta w korporacyjnych narzędziach rezerwacyjnych. W jej skład wchodzą również poziomy uprawnień w firmie do korzystania z poszczególnych rodzajów usług, a także zasady akceptowania wybranych ofert. Travel Policy to pierwszy krok  do optymalizacji podróży służbowych.

Napisanie i wdrożenie polityki podróży służbowych powinno być pierwszą decyzją organizacji w kierunku optymalizacji i kontroli kosztów delegacji.

W Polsce świadomość znaczenia Travel Policy jest wciąż niska. W wielu polskich firmach dość często uważa się, że
bilet lotniczy „kupuje się w internecie”, a rezerwację hotelową „na bookingu”. Oznacza to nieświadomość dostępności wielu kluczowych dla firmy usług. Wciąż można spotkać osoby, które o istnieniu takiego sektora firm jak TMC (tzw. Travel Management Company) w ogóle nie słyszały.

A co na ten temat mówią badania?

Zgodnie z badaniem firmy AMADEUS przeprowadzonym we współpracy z TNS KANTAR i opublikowanym w roku 2017, obszar delegacji służbowych wciąż traktowany jest w działalności polskich firm jako zupełnie niestrategiczny. Zdaniem AMADEUS wielu krajowych przedsiębiorstw, szczególnie z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, często nie postrzega podróży służbowych jako pola do inwestycji o określonym zwrocie, a jedynie jako niechciany i bolesny do poniesienia koszt. W firmach tych, często jedynym kryterium wyboru oferty jest najniższa cena, a m.in. zupełnie abstrahuje się od kosztów
utraconych korzyści czy stosowania rzeczywistego rachunku kosztów – tj. pełnych kosztów organizacji wyjazdów (tzw. Total Cost of Travel lub Total Cost of Purchase), łącznie z kosztami procesowymi, kadrowymi oraz finansowymi.

Obszar zarządzania delegacjami w polskich realiach jest pełen chaosu i uznaniowości w ich konstruowaniu. Dominuje brak Travel Policy, a w wielu firmach wciąż pokutuje archaiczny model pobierania i rozliczania zaliczek pracowniczych, co generuje niepotrzebne koszty księgowe. Oprócz tego, że pracownicy są odrywani od swoich kluczowych obszarów działania, często dochodzi też do nadużyć w zakupach świadczeń. Paradoksalnie wiele przedsiębiorstw wciąż jest umiarkowanie zadowolonych z dotychczasowych schematów w obszarze zarządzania delegacjami. Ponadto respondenci nie wiedzą, gdzie
poszukiwać inspiracji.
Idą zmiany!

Przeprowadzone przez TNS KANTAR ankiety pokazują, że wielu przedsiębiorców stopniowo otwiera się na zmiany w kwestii organizacji podróży, pod warunkiem otrzymania profesjonalnego doradztwa. Krajowy sektor małych i średnich przedsiębiorstw w coraz większym stopniu jest gotowy zaufać outsourcingowi zarządzania delegacjami oraz dedykowanym
narzędziom IT, jednak z zastrzeżeniem uzyskania policzalnych korzyści.

Pomimo dość konserwatywnego wydźwięku całego badania, jest ono jednak zwiastunem nadchodzących zmian w postrzeganiu
podróży służbowych. W odpowiedziach respondentów odnaleziono dodatnią korelację pomiędzy wdrożeniem Travel Policy wraz z rozwiązaniami IT, a poczuciem optymalizacji i posiadania wiedzy o kluczowych wskaźnikach opisujących jakość zarządzania
podróżami.

Czy przemieszczanie się pracowników wciąż pełni istotną rolę w budowaniu relacji firmy z jej biznesowym otoczeniem?

Pytanie to jest zasadne zwłaszcza w erze rewolucji w technologiach teleinformatycznych. Psychologowie biznesu nie
tylko udzielają odpowiedzi twierdzącej, ale wręcz mówią o wzroście znaczenia „miękkich” kompetencji oraz o rosnącej roli globalnych kontaktów bezpośrednich, bez których niemożliwy jest rozwój i powodzenie w biznesie oraz narodziny nowych idei. Stąd wypływa postulat nie tyle o limitowaniu podróży służbowych, co o ich optymalizowaniu z wykorzystaniem najnowszych osiągnięć technologii i przy wsparciu wyspecjalizowanych firm.

Wybrane wskaźniki i wnioski z badania AMADEUS / TNS KANTAR:

• Ponad 70% firm jest gotowa na współpracę z agentem, ale chce widzieć policzalne rezultaty
  takiej współpracy.
• 57% polskich firm posiada jeśli nie pełną, to co najmniej cząstkową Travel Policy. Dotyczy to głównie firm dużych oraz takich, w których udział kosztów delegacji w kosztach operacyjnych ogółem jest największy.
• Ponad 50% respondentów byłaby gotowa wdrożyć zmiany w stosowanym modelu zarządzania podróżami służbowymi; firmy te są otwarte na dyskusję o Travel Policy, ale przede wszystkim oczekują ograniczenia
  ilości dokumentów w obiegu.
• Ponad 40% respondentów byłaby zainteresowan wdrożeniem optymalizacji w zakresie delegacji służbowych. Jednocześnie nie wiedzą jak i z kim takie optymalizacje przeprowadzić.
• Jedynie ok. 30% firm w Polsce korzysta z dedykowanych narzędzi IT wspierających proces rezerwacji lub rozliczania delegacji.
• Niestety aż 25% respondentów przyznaje, że ich pracownicy używają prywatnych kart kredytowych i płatniczych, zaś rozliczenie następuje po powrocie w trybie indywidualnym; biorąc pod uwagę koszty całego procesu, to taki schemat jest najbardziej kosztownym modelem organizacji podróży – wiedzieliście Państwo o tym?

Optymalizacja kosztów delegacji może zostać wdrożona dzięki usprawnieniu zarządzania podróżami, szczególnie przy wsparciu wyspecjalizowanych firm.

Współpraca z profesjonalnym agentem podróży służbowych pozwala na wygenerowanie realnych oszczędności. Środowisko
pracy agenta jest wybitnie nasycone technologicznymi narzędziami, w tym licznymi platformami rezerwacyjnymi dedykowanymi wyłącznie agentom, w których załadowane przez dostawców stawki są niedostępne na otwartym rynku B2C.

Jednocześnie to agent, jako niezależny uczestnik rynku, jest w stanie dokonać obiektywnego porównania ofert oraz dokonać rezerwacji w najbardziej korzystnym momencie w środowisku dynamicznie zmiennych cen.

Również agent posiada kompetencje do określenia procesów kontrolnych, a to dzięki nim firmy są w stanie weryfikować
skuteczność Travel Policy. Firmy powinny również być beneficjentem oszczędności czasu i skierowania wysiłku pracowników na zadania strategiczne. To agent przejmuje na siebie większość procesów business travel i co więcej – potrafi to
robić szybciej i przy mniejszym zużyciu zasobów, gdyż są to jego nieustannie doskonalone kompetencje.

Współpraca z agentem ogranicza również ilość dokumentacji, a także zapewnia firmie komfort i elastyczność
płatniczą, gdyż w przypadku wielu usług z obszaru travel to agent, a nie firma i jej podróżujący, jest gwarantem pokrycia zobowiązań.

Polityka podróży służbowych powinna przewidywać co najmniej:

• Listy osób uprawnionych do składania zamówień
• Nazwiska uprawnionych do weryfikacji i akceptacji zamówień,
• Reguły rządzące uprawnieniom do zamawiania biletów lotniczych w poszczególnych klasach (biznes / first, economy plus, ekonomiczna, low-cost)
• Kryteria wyboru standardu hotelu, w tym preferowane sieci i obiekty hotelowe
• Kryteria korzystania z innych środków transportu
• Minimalne terminy składania zamówień przed wyjazdem
• Poszczególne pułapy cenowe
• Zasady rozliczeń, fakturowania oraz płatności, a także schematy raportowania
• Opis typowych przypadków kiedy może nastąpić odstępstwo od przyjętych reguł

Rafał Ostrowski

COO
Travel Management Stare Miasto

Travel Management Stare Miasto pomaga stworzyć i wdrożyć politykę podróży służbowych. Sprawdź naszą ofertę na bilety lotnicze, hotele, narzędzie do samodzielnej rezerwacji przez Twoich pracowników i skontaktuj się z nami już dziś!